1. Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato una determinata categoria e tipologia di illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Per maggiori dettagli, si rinvia alla “Procedura per la Segnalazione di Violazioni”, disponibile sul sito internet www.piovan.com.

2. Come posso inviare una segnalazione?

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità:

Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al COMITATO ETICO PIOVAN, destinatario della segnalazione, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.

Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal COMITATO ETICO PIOVAN, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

3. Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

La segnalazione viene gestita dal COMITATO ETICO PIOVAN – per maggiori dettagli si rinvia alla “Procedura per la Segnalazione di Violazioni”, disponibile sul sito internet www.piovan.com.

4. Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il COMITATO ETICO PIOVAN voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

5. Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

6. Quali fatti o atti posso segnalare?

Si possono segnalare solo le seguenti “VIOLAZIONI”:

• violazioni dei doveri e delle disposizioni del Codice Etico del Gruppo Piovan
• violazioni di policies, procedure e linee guida del Gruppo Piovan
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001
• violazioni dei Modelli 231 adottati dalle società italiane del Gruppo Piovan
• altre violazioni di leggi o regolamenti applicabili alle società italiane del Gruppo Piovan
• violazioni della normativa europea in ambito, ad esempio, di: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, ecc.
• violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea
• violazioni della normativa europea in tema di circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, concorrenza e aiuti di Stato, fiscalità internazionale
• atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori indicati ai tre punti precedenti
• comportamenti ritorsivi subiti a causa di una segnalazione

IMPORTANTE! Le segnalazioni devono essere circostanziate, verificabili e complete di tutte le informazioni utili all’accertamento dei fatti e all’individuazione dei soggetti cui attribuire le violazioni, compresi i fondati sospetti su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (e.g. occultamento o distruzione di prove) di cui il segnalante è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo (“Informazioni”).  In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali:

• le generalità di chi effettua la segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale e del recapito per eventuali seguiti; resta salva, comunque, la possibilità di presentare una segnalazione anonima;
• la chiara e completa descrizione della condotta illecita oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza; 
• la data e il luogo ove si è verificato il fatto; 
• il nominativo e il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) che consentono di identificare il/i soggetto/i cui attribuire la responsabilità dei fatti segnalati.

Ove possibile, la segnalazione va corredata di idonea documentazione di supporto (i.e.: eventuali documenti finalizzati a verificare la fondatezza dei fatti riportati), eventuale indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti; ogni altra informazione utile al riscontro dei fatti segnalati

7. Come viene gestita la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al COMITATO ETICO PIOVAN, responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il COMITATO ETICO abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.